È facile dimenticare chi ha accesso a un foglio Google se è utilizzato da molte persone. Potresti aver condiviso il foglio di calcolo un sacco di volte e ora hai problemi a ricordare chi aveva il permesso di usarlo.
Gestire i tuoi Fogli Google e sapere chi può accedervi è importante. Ma il processo per farlo è in realtà abbastanza semplice. Continua a leggere per scoprire come è fatto.
Come verificare chi ha accesso a Fogli Google
C'è un modo semplice per controllare manualmente chi ha accesso al tuo foglio Google. Per farlo, segui i passaggi:
- Per prima cosa, apri il foglio che ti serve.
- Quindi, fai clic su "Dashboard attività".
- Vedrai "Tendenza visualizzatore" o "Tendenza commento" alla tua sinistra. Ora fai clic su di esso.
Nota: Assicurati di utilizzare il tuo account aziendale e non quello privato. Con un account privato, non sarai in grado di vedere "Dashboard attività".
Inoltre, puoi filtrare la ricerca per tempo e restringere i risultati. Vediamo come fare:
- Fare clic sulla "Freccia giù" nella parte in alto a destra del foglio.
- Scegli l'ora per filtrare la ricerca.
Ecco qua! Ora sai chi ha accesso al tuo foglio Google e quando ha ottenuto l'autorizzazione. In questo modo, puoi sempre monitorare che le persone giuste possano vedere e modificare il tuo foglio Google.
Consentire l'accesso temporaneo a Google Sheet
Limitare l'accesso a Fogli Google può essere molto utile se non vuoi che i clienti li utilizzino una volta terminato il lavoro. Puoi impostare una data di scadenza o semplicemente terminare l'accesso a quel particolare foglio Google. Ecco come:
- Apri il tuo Google Drive
- Trova il foglio che ti serve.
- Fare clic destro su di esso e selezionare "Condividi".
- Ora digita il nome della persona con cui vuoi condividere questo foglio.
- Per impostare la data di scadenza, modificare l'autorizzazione in "Può commentare" o "Può visualizzare".
- Quindi tocca "Invia".
Una volta completati questi passaggi, dovresti ripetere i primi tre passaggi. Vedrai l'opzione "Avanzate" nella parte inferiore della finestra. Dovresti fare clic su di esso per vedere le "Impostazioni di condivisione". Se passi con il mouse sopra il loro nome, apparirà un cronometro. Cliccandoci sopra è possibile impostare la data di scadenza.
Abilitazione del permesso di visualizzazione
Puoi proteggere il tuo foglio Google dalla modifica. Sebbene tu possa aver concesso l'accesso a più persone, potresti non volere che cambino il contenuto del documento. Il modo più semplice per farlo è concedere loro solo l'autorizzazione alla visualizzazione.
Segui questi passaggi per farlo:
- Apri il foglio che vuoi proteggere.
- Passare a "Dati" e scorrere verso il basso fino a "Fogli e intervalli protetti".
- Apparirà una barra sul lato destro del foglio.
- Ora, fai clic su "Foglio" e seleziona quello che ti serve dal menu a discesa.
- Qui dovrai fare clic su "Imposta autorizzazione".
Verrà visualizzata una finestra "Autorizzazioni di modifica dell'intervallo". In "Limita chi può modificare questo intervallo" fai clic su "Personalizzato". Ciò ti consente di decidere chi è autorizzato a modificare questo foglio specifico. Deseleziona tutte le persone che non vuoi modificare sul tuo foglio Google. Fare clic su "Fine" per terminare.
Ora le persone possono ancora visualizzare questo foglio Google, ma non potranno apportarvi modifiche.
Proteggere le celle in Google Sheet
In alternativa, puoi anche consentire la visualizzazione, ma anche proteggere alcune celle o colonne. Ecco cosa dovrai fare:
- Apri il foglio.
- Seleziona le colonne che vuoi proteggere dalla modifica.
- Ora fai clic su "Dati" e quindi su "Fogli e intervalli protetti".
- Apparirà una barra nella parte destra del foglio.
- Immettere la descrizione del comando, ad esempio – "Nessuna modifica".
- Quindi, fai clic sul pulsante verde "Imposta autorizzazioni".
- Apparirà un pop-up. In "Limita chi può modificare questo intervallo" seleziona "Personalizzato".
- Questo ti permette di decidere chi è autorizzato a cambiare le celle.
Se una persona senza autorizzazione tenta di modificare il contenuto della cella, un messaggio nel Foglio informerà che non è autorizzato a farlo.
Abilitazione dei commenti
A volte hai bisogno di qualcun altro per commentare il contenuto della cella. Questi utenti non dispongono di un privilegio automatico per farlo, ma puoi concedere loro l'autorizzazione. Quello che dovrai fare è renderli un "commentatore". Per abilitare un utente con questa funzione, seguire questi passaggi:
- Apri il foglio, vai su "File" e fai clic su "Condividi".
- Qui puoi aggiungere gli indirizzi email di coloro con cui desideri condividere il foglio.
- Una volta aggiunta una persona, sulla destra vedrai un menu a discesa.
- Da quel menu a discesa seleziona "Commentatore".
- Infine, fai clic su "Invia".
Abilitazione della modifica
Con l'autorizzazione alla modifica, gli utenti del foglio possono modificare il contenuto delle celle. In qualità di proprietario del foglio, dovrai consentire questa azione. I passaggi sono molto simili a quelli descritti sopra:
- Apri il foglio, vai su "File" e fai clic su "Condividi".
- Qui puoi aggiungere gli indirizzi email di coloro con cui desideri condividere il foglio.
- Una volta aggiunta una persona, sulla destra vedrai un menu a discesa.
- Da quel menu a discesa seleziona "Editor".
- Infine, fai clic su "Invia".
Limitazione delle autorizzazioni
Il tuo foglio Google è uno strumento prezioso per l'archiviazione dei dati. Di tanto in tanto, dovrai condividerlo con altre persone. Se non ricordi chi hai autorizzato a visualizzare il foglio, puoi sempre fare riferimento a questo articolo per indicazioni.
Inoltre, non avrai problemi se vuoi proteggere il tuo foglio da modifiche non autorizzate o se vuoi consentire agli utenti di apportare modifiche alle celle da soli. Quale di queste funzioni è più importante per te e perché? Dicci nella sezione commenti qui sotto.
