Essendo una delle app di produttività e pianificazione più potenti sul mercato, Airtable è dotato di un'ampia varietà di funzioni brillanti. Ma una delle cose migliori di Airtable è la capacità di collegamento.
In questo articolo imparerai come la capacità di collegamento di Airtable li aiuta a battere la concorrenza. Imparerai anche sui record collegati e imparerai come collegarli.
record
Innanzitutto, un disclaimer. C'è un elemento essenziale di Airtable che viene definito "record". Questo può essere fonte di confusione per gli utenti alle prime armi e per i principianti. Fortunatamente, i record non sono complicati. In effetti, probabilmente sai già cos'è un record. Un record rappresenta un campo nella prima colonna di ogni tabella Airtable. Ogni altro campo è indicato come "cella".
Cosa sono i record collegati?
Un "record collegato" è un altro nome per una relazione collegata tra due oggetti, persone o idee su Airtable.
È qui che Airtable si distingue dai fogli di calcolo tradizionali. La possibilità di collegare elementi su Airtable è ciò che rende la piattaforma così fluida e facile da imparare a usare. In effetti, se non stai utilizzando la funzione di record collegati in Airtable, potresti perdere molto utilizzando una normale app per fogli di calcolo.
Ecco un esempio che potrebbe spiegare i vantaggi. Se hai un campo record collegato denominato "Creatori" all'interno di una tabella denominata "Progetti", questo non spiega solo che il progetto è stato creato da un determinato creatore. Significa anche che il creatore ha creato un progetto collegato.
I record collegati sono reciproci. Crea un record collegato in una tabella e un nuovo campo collegato apparirà nella tabella collegata.
C'è un sacco di divertimento con i record collegati in questa fantastica app. Non solo, ma puoi usare la funzione di collegamento per fare una serie di cose interessanti e utili. Come spiegato in precedenza, i record collegati sono ciò che distingue Airtable dalla concorrenza.
Idealmente, ti consigliamo di collegare una nuova tabella collegata a un campo già esistente per impostare i record collegati. Tuttavia, puoi anche collegare due tabelle esistenti.
Come collegare 2 record in Airtable da un PC
Usare Airtable su un PC è sicuramente il modo migliore per ottenere il massimo dal programma. Ecco due metodi per creare record collegati in Airtable su PC.
Metodo 1
Questo metodo è quello consigliato. Ti aiuterà a evitare complicazioni inutili.
- Vai alla base dove vuoi collegare le tabelle.
- Passare alla parte superiore dell'intestazione del campo che si desidera collegare, quindi fare clic sulla freccia rivolta verso il basso a destra dell'intestazione, quindi selezionare Personalizza tipo di campo.
- Seleziona l'opzione Collega a un altro record.
- Seleziona Crea una nuova tabella, quindi fai clic su Salva.
- Un campo mostrerà dove è possibile creare il nome per la nuova tabella.
- Apparirà una nuova tabella, con il nome del campo che hai appena personalizzato nella precedente.
La tabella appena creata avrà due campi: un campo primario, contenente i nomi dei record collegati che crei, e un campo del record collegato, che ricollega al campo da cui hai creato la nuova tabella collegata. Il campo e il tavolo lavoreranno reciprocamente.
Metodo 2
Il secondo metodo si basa sul collegamento di due tabelle esistenti. Viene utilizzato quando non puoi evitare di collegare due tabelle già esistenti.
- Inizia creando una nuova tabella. Fai clic sul segno più accanto all'ultima scheda di intestazione che hai nella base e seleziona Crea una tabella vuota. L'obiettivo è creare una tabella con un campo primario che corrisponda ai valori del campo non primario di un'altra tabella.
- Torna alla tabella originale che desideri collegare, quindi fai clic su Personalizza tipo di campo.
- Scegli Collega a un altro record.
- Seleziona la tabella originale, quindi fai clic su Salva.
- Confermare.
Come collegare 2 record in Airtable da un iPhone o Android
Non preoccuparti, sappiamo che la configurazione del collegamento dei record sembra abbastanza complicata su PC. Tuttavia, sarai felice di sapere che gli sviluppatori di Airtable hanno fatto di tutto per rendere l'esperienza mobile il più fluida possibile. Quindi, sia che tu stia utilizzando un'app iOS o Android Airtable, sarai in grado di fare esattamente le stesse cose come indicato sopra.
Alcune voci avranno titoli leggermente diversi (ad esempio, si chiama tipo di campo Personalizza sul browser desktop, ma campo Personalizza su iOS). Ma le cose funzionano allo stesso modo sulle app Airtable mobili/tablet come sul PC.
Cose da considerare con Airtable
Sebbene i record collegati rendano davvero speciale Airtable, non sono l'unica cosa che distingue la piattaforma dai suoi pari. Ecco alcuni fatti e pensieri interessanti su Airtable.
Le basi sono separate
Non c'è modo di collegare più basi su Airtable. Ogni base è separata e singolare. Pensa alle basi come a progetti diversi. Possono funzionare sotto l'ombrello della condivisione di basi diverse con le stesse persone. In altre parole, invece di avere una grande super-base unica, Airtable lo semplifica.
Ora, questa può sembrare una cattiva idea, ma avere basi separate è in realtà un'ottima cosa. Ad esempio, potresti voler condividere una base con i tuoi clienti. E potresti voler mantenere l'altro strettamente legato alle assunzioni. Airtable ti offre un'opzione non negoziabile per farlo, e in realtà funziona a favore dell'utente. Non devi complicare ulteriormente le cose inutilmente.
Certo, se dai l'accesso alle basi alle persone che ne hanno bisogno, hai fondamentalmente un "ombrello" di basi collettive.
Usa modelli
È possibile che ti sia stato insegnato che i modelli sono per gli utenti meno esperti di fogli di calcolo. E per un po', i modelli sono stati utilizzati al meglio dai principianti, ma solo su varie app. Questo perché più esperienza hai con uno strumento, più libertà hai per creare modelli tuoi.
Tuttavia, i modelli Airtable sono semplicemente geniali e facili da usare. Esistono modelli per calendari dei contenuti, monitoraggio delle campagne di marketing, monitoraggio dei progetti, lanci di prodotti e vari modelli di ricerca. Questi modelli non solo possono aiutarti a fare le cose più velocemente e possono anche renderti più produttivo. Inoltre, ti aiutano a diventare un vero utente esperto di Airtable.
Importazione di fogli di calcolo
Immagina di voler passare ad Airtable e di non essere in grado di importare fogli di calcolo. Per molti, questo fungerebbe da rompicapo istantaneo. Fortunatamente, Airtable ti consente di importare fogli di calcolo da Excel o Fogli Google. Puoi anche importare i fogli di calcolo da varie altre piattaforme, ma generalmente dovrai convertire quei fogli di calcolo in file Excel e quindi importarli su Airtable.
La funzione di importazione su Airtable funziona come un incantesimo. Non rovinerà i tuoi fogli di calcolo e farà perfettamente tutto l'ordinamento e la numerazione. Da lì, puoi passare alla personalizzazione del tuo vecchio foglio di calcolo utilizzando l'ampia varietà di funzioni disponibili su Airtable.
Crea app
Un paio di anni fa, Airtable ha lanciato una nuova funzionalità chiamata Blocks. Questa funzione consente agli utenti di creare app personalizzate senza alcuna esperienza di codifica. Utilizzando i dati che hai già utilizzato nelle tue tabelle, puoi, ad esempio, bloccare le persone di testo in determinate situazioni. Puoi anche avere un blocco che crea un conto alla rovescia, perfetto per le scadenze strette.
Naturalmente, la versatilità della funzione Blocks non è ancora lontana dal livello di creazione di un'app come programmatore. Tuttavia, la funzione offre una vasta gamma di personalizzazioni al tavolo. Non è sicuramente qualcosa che molti concorrenti possono offrire.
Domande frequenti aggiuntive
1. Come si collegano i collegamenti ipertestuali in Airtable?
È semplice da fare e non è molto diverso dal collegamento ipertestuale in Google Documenti, ad esempio. Evidenzia semplicemente una parte di testo ricco e seleziona Link (che si trova nell'interfaccia utente al passaggio del mouse). Quindi incolla il link e conferma.
2. Airtable può fare calcoli?
Tutti coloro che hanno mai lavorato in MS Excel e Fogli Google sanno quanto siano vitali le formule per le tabelle perché le tabelle non sono lì solo per annotare le informazioni. Come app da tavolo, Airtable può eseguire calcoli. Basta inserire una formula in qualsiasi cella. Quindi fai in modo che faccia riferimento a un'altra cella nel foglio. Le formule, invece, verranno applicate all'intero campo, in quanto Airtable è un database di tipo relazionale.
3. Airtable può funzionare offline?
Sfortunatamente, Airtable attualmente non ha funzionalità offline. Ciò significa che non sarai in grado di accedere al sito Web di Airtable se sei offline. Tuttavia, esistono opzioni di esportazione che consentono di scaricare i dati e accedervi offline. Una volta esportato, il contenuto di Airtable viene salvato come file CSV. Tieni presente che la versione esportata non includerà il contenuto dell'app, la descrizione di base/campo o i commenti.
Airtable, collegamento di record e altre cose interessanti al riguardo
Sebbene il collegamento dei record possa sembrare un po' intimidatorio all'inizio, una volta capito, non solo sarai in grado di collegare i record senza problemi, ma verrai anche presentato all'intera app in modo più approfondito. Prova le altre funzionalità e non aver paura di sperimentare con l'app. È divertente, conveniente e facile da usare.
Sei riuscito a collegare i record in Airtable con successo? Con quale metodo sei andato? Qual è la tua funzione Airtable preferita? Sentiti libero di colpire i commenti qui sotto e facci sapere.
