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Come eseguire il backup ed esportare tutte le email di Outlook

La maggior parte delle aziende moderne si affida alle e-mail per la comunicazione. Perdere l'accesso alle e-mail, o peggio a interi account e-mail, potrebbe essere devastante. Il backup delle e-mail di Outlook è uno dei modi migliori per stare tranquilli sapendo che le e-mail sono archiviate in più posizioni sul dispositivo e non possono perdersi facilmente.

In questo articolo, spiegheremo come eseguire il backup delle e-mail di Outlook in diversi modi.

Come eseguire il backup ed esportare tutte le email di Outlook

Uno dei modi più rapidi per eseguire il backup di tutte le e-mail di Outlook è utilizzare il formato di file .pst integrato. Microsoft Outlook e Microsoft Exchange utilizzano esclusivamente file PST per archiviare e-mail, informazioni di contatto e indirizzi ed eventi del calendario. Un file PST statico può essere utilizzato come backup per le tue attuali e-mail e informazioni di contatto di Outlook e Outlook sarà in grado di accedervi anche offline.

Ecco come eseguire il backup delle tue email su un file .pst:

  1. Apri Outlook, quindi premi su "File".

  2. Nel menu, seleziona "Apri ed esporta".

  3. Fare clic sul pulsante "Importa/Esporta".

  4. Il sistema tornerà alla schermata principale di Outlook e farà apparire l'Importazione/Esportazione guidata per guidarti attraverso il processo di esportazione.

  5. Nella procedura guidata, seleziona l'opzione "Esporta in un file" dall'elenco, quindi fai clic su "Avanti".

  6. Scegli "File di dati di Outlook (.pst)" quando viene richiesto di selezionare un tipo di file, quindi fai clic su "Avanti".

  7. Ti verrà quindi richiesto di selezionare le cartelle da esportare. Puoi selezionare il tuo account di posta elettronica per esportare tutte le cartelle ad esso associate, inclusi contatti e dati del calendario. Fai clic su "Avanti" quando sei soddisfatto della selezione.

  8. Seleziona il percorso dell'indirizzo in cui è salvato il file di backup. Ricorda il percorso in modo da potervi accedere in seguito.

  9. È una buona idea cambiare il nome del file (l'ultima parte del percorso). Per impostazione predefinita, è "backup.pst".

  10. Se stai salvando il file di backup nel percorso predefinito, seleziona se desideri duplicare gli elementi.

  11. (Facoltativo) Puoi tornare a una qualsiasi delle finestre di dialogo precedenti, magari per cambiare la selezione della cartella, utilizzando il pulsante "Indietro".

  12. Premere "Fine" per avviare il processo di esportazione.

  13. Outlook ti chiederà di creare una password. Questo può essere importante per motivi di sicurezza, ma non è necessario inserire una password.

  14. Puoi trovare il file estratto nella posizione che hai specificato per il percorso del file. Ora puoi spostare o copiare il file altrove.

Come accedere alle email di Outlook esportate

Dopo aver esportato i file, ti starai chiedendo come accedervi in ​​seguito. Outlook semplifica l'apertura dei backup e il ripristino delle e-mail al punto temporale salvato. Ecco cosa devi fare:

  1. Trova il file di backup. Prendi nota della sua posizione e del percorso del file.

  2. Apri Outlook.

  3. Premi su "File", quindi fai clic su "Apri ed esporta".

  4. Nel menu a destra, seleziona "Apri file di dati di Outlook".

  5. Questo apre Esplora file. Vai al file di backup. Fare clic su di esso, quindi selezionare "Apri".

  6. Il sistema ti riporterà alla schermata principale di Outlook.

  7. Nel menu di navigazione a sinistra, scorri verso il basso fino a visualizzare "Dati di Outlook". Questa categoria contiene gli elementi recuperati dal file di backup.

  8. La categoria conserva la formattazione originale e i sistemi di cartelle.

  9. Puoi trascinare le email per spostarle in altri file.

Ora hai accesso alle email di cui hai eseguito il backup.

Come salvare rapidamente una singola email di Outlook

A volte, non vuoi il fastidio di salvare tutte le e-mail e riaprire Outlook da capo quando hai solo bisogno di una o poche e-mail specifiche. Fortunatamente, ci sono alcune soluzioni rapide per salvare una singola email da Outlook.

Metodo 1 – Salva direttamente in una cartella

  1. Apri Outlook.

  2. Apri Esplora file e vai alla posizione in cui desideri salvare l'e-mail. Potrebbe essere necessario mettere sia Outlook che Esplora file in modalità finestra e spostarli per un accesso più semplice.

  3. Trascina l'e-mail che desideri salvare da Outlook nella cartella.

  4. Outlook memorizzerà automaticamente l'e-mail in un formato "Elemento di Outlook".

  5. Fare doppio clic sull'e-mail salvata per aprirla in Outlook.

Metodo 2 – Salva come TXT o HTML

  1. Apri l'e-mail che desideri salvare in Outlook.

  2. Seleziona "File", quindi seleziona "Salva con nome".

  3. Verrà visualizzato Esplora file. Seleziona il percorso in cui desideri archiviare l'e-mail. Nella parte inferiore di Esplora file, fai clic sulla freccia accanto a "Salva come". Seleziona "Solo testo" per salvare in formato .txt o "HTML" per salvare l'e-mail come file .html.

  4. Una volta salvata, è possibile accedere all'e-mail con il tuo editor di testo (come Blocco note) se è in .txt o con il tuo browser se è salvata come .html.

Il salvataggio dell'e-mail in questo modo non conserva alcun allegato, quindi assicurati di scaricarli, rinominarli se necessario e salvarli insieme all'e-mail per un accesso successivo.

Metodo 3 – Usa Cattura schermo per salvare un'immagine

È inoltre possibile utilizzare il software di acquisizione dello schermo per salvare il contenuto dell'e-mail come immagine. Questo metodo può essere utile per fare riferimento ai contenuti dell'e-mail in altre forme di comunicazione, poiché le immagini vengono facilmente appuntate a e-mail e altri messaggi.

Se utilizzi Windows, le versioni più recenti sono dotate di software di acquisizione dello schermo preinstallato, denominato Strumento di cattura (su dispositivi meno recenti) e Cattura e disegna. In alternativa, puoi utilizzare il pulsante Stampa schermo sulla tastiera, quindi incollare l'immagine in Paint.

Per i dispositivi Mac, il processo è simile. Usa la scorciatoia Ctrl + Comando + 4 per aprire la funzione di acquisizione dello schermo integrata, quindi trascina il mirino di selezione per coprire un'area sull'e-mail per salvarla.

Per Linux, puoi trovare un assortimento di software di cattura dello schermo disponibile per il download, che può essere utilizzato per salvare l'e-mail come immagine. In alternativa, i modelli basati su GNOME hanno un'utilità Screenshot integrata nel menu Applicazioni > Accessori. Alcune versioni del sistema operativo Linux risponderanno al pulsante Stampa schermo sulla tastiera, proprio come nei sistemi Windows.

Come posso esportare tutti gli indirizzi e-mail in Outlook?

Se desideri esportare il tuo elenco di contatti (che contiene gli indirizzi e-mail dei tuoi contatti e altre informazioni), puoi utilizzare passaggi simili a come esporteresti le e-mail. Tuttavia, le informazioni di contatto possono essere archiviate in un formato di file diverso che è più intuitivo e può essere aperto in Excel per una rapida manipolazione e modifica. Ecco cosa devi fare:

  1. Apri Outlook.

  2. Scegli File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.

  3. Nella procedura guidata di importazione/esportazione, scegli "Salva come file".

  4. Scegli "Valori separati da virgola (.csv)" quando viene richiesto di selezionare un tipo di file.

  5. Nel menu di selezione della cartella, seleziona la cartella "Contatti" sotto il tuo account.

  6. Conferma il percorso del file o modificalo secondo necessità. Denominare il file come desiderato.

  7. Premere "Fine" per avviare il processo di esportazione.

  8. La finestra di dialogo Importa/Esporta si chiuderà al termine del processo.

Il file .csv esportato può essere aperto in Excel. Verrà visualizzata una grande tabella con le informazioni di contatto. Probabilmente avrai molte celle vuote, e questo è del tutto normale. È possibile utilizzare Excel per modificare i dati, anche se l'inserimento di contenuti aggiuntivi potrebbe renderlo illeggibile per Outlook nel caso in cui fosse necessario importare il file in un secondo momento.

Puoi utilizzare questo file su un altro dispositivo o servizio di posta elettronica per importare le informazioni di contatto.

Come posso salvare più email di Outlook sul mio computer?

Se desideri salvare più di un'e-mail alla volta, ma non hai bisogno dell'intera libreria di e-mail, c'è un modo per selezionare alcune e-mail da salvare contemporaneamente. Ecco cosa devi fare:

  1. Apri Outlook.

  2. Seleziona le email che vuoi salvare. Tieni premuto Ctrl e fai clic sui messaggi di posta per selezionarli uno alla volta, oppure tieni premuto Maiusc per selezionare un batch di messaggi di posta elettronica tra il primo e il secondo clic.

  3. Vai su File > Salva con nome.

  4. Nella finestra di dialogo, vai alla cartella in cui desideri salvare le e-mail, assegna un nome al file come desideri e scegli "Solo testo" come formato in cui salvare.

  5. Outlook salverà tutte le email selezionate in un unico file .txt. Puoi usare il tuo editor di testo per accedervi.

Se vuoi salvarli in file .txt separati, dovrai salvare ogni email separatamente. Ulteriori plug-in di Outlook disponibili online possono estendere questa funzionalità per salvare le e-mail in formati di file .txt separati o alternativi.

Un nuovo sguardo su Outlook

Con la funzione di esportazione integrata di Outlook, puoi eseguire il backup e ripristinare le e-mail nel caso in cui perdi l'accesso al tuo account e-mail, a causa di una password persa o di un attacco hacker. Con la comunicazione online così diffusa, dedicare qualche minuto del tuo tempo al backup delle e-mail regolarmente può farti risparmiare il mal di testa di rimescolando sui file persi.

Con quale frequenza esporti le email di Outlook? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.

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