Se sei un normale utente di Fogli Google, probabilmente hai riscontrato un problema in cui hai aggiunto accidentalmente voci duplicate nel tuo foglio di lavoro. Questa situazione può eliminare il set di dati che hai lavorato così duramente per mettere insieme. Potresti non sapere che l'istanza si è verificata, specialmente quando il tuo PC va in tilt o quando urta il trackpad sul tuo laptop.
In ogni caso, è fin troppo facile perdere qualcosa quando c'è un'enorme quantità di dati nel foglio di calcolo. I risultati tipici includono errori di calcolo e celle duplicate che sono difficili da identificare durante la ricerca dell'origine del problema.
Fortunatamente, sono disponibili diversi metodi per evidenziare i duplicati all'interno dei fogli di calcolo.
- Usa la funzione di rimozione dei duplicati integrata.
- Usa l'evidenziazione per trovare i duplicati.
- Copia celle univoche e spostale in un nuovo foglio.
- Usa un cercatore di duplicati di terze parti.
- Crea una tabella pivot che conta i duplicati su base individuale.
I processi di cui sopra rendono più facile trovare quelle voci duplicate in modo da poterle eliminare o ignorarle se corrispondono ma non sono duplicati. Ecco le tue opzioni.
Usa la funzione Rimuovi duplicati di Fogli Google
Sia che tu stia cercando di trovare duplicati in una colonna, due colonne o un intero foglio di lavoro, la funzione Rimuovi duplicati rimuove accuratamente le celle con gli stessi dati. Però, tieni presente che rimuove tutti i duplicati, anche se non sono associati agli stessi dati.
- Evidenzia le colonne che vuoi controllare per i dati duplicati.
- Nel menu in alto, seleziona Dati, quindi scegli Rimuovi i duplicati.
- Apparirà un popup di dialogo. Contrassegna le caselle accanto a ciascuna colonna nell'elenco che desideri selezionare, oppure puoi spuntare Seleziona tutto,e quindi fare clic su Rimuovi i duplicati.
- Fogli Google mostra quante copie sono state trovate e rimosse in modo da poter garantire che il processo abbia funzionato come previsto.
L'utilizzo della funzione "Trova e rimuovi duplicati" integrata di Fogli Google è il modo più semplice per eliminare i duplicati, ma a volte potresti voler rivedere le copie prima di rimuoverle. Un ottimo modo per farlo è con l'evidenziazione del colore.
Evidenzia i duplicati usando i colori per una facile rimozione
Quando si tratta di identificare gli errori nei fogli di calcolo, utilizzare le evidenziazioni per evidenziare eventuali informazioni errate è un altro buon modo per procedere.
- Apri il file di Fogli Google e seleziona la colonna o le colonne che desideri ordinare.
- Nella barra dei menu in alto, selezionaFormato.
- Nel menu a discesa, seleziona Formattazione condizionale.
- Seleziona l'intervallo desiderato dal nuovo menu che appare.
- Sotto Regole di formato, cambia la sezione a discesa intitolata Formatta le celle se... a La formula personalizzata è.
- Incolla la seguente formula nella casella situata sotto il La formula personalizzata è opzione:
=countif(A:A,A1)>1.
- Sotto il Stile di formattazione sezione, selezionare il Icona del colore di riempimento per evidenziare il contenuto con uno sfondo di cella giallo (o di qualsiasi colore a tua scelta).
- Clicca su Fatto per salvare le modifiche.
Il tuo foglio di calcolo ora evidenzierà le celle duplicate nel colore che hai scelto e potrai scansionare la selezione per eventuali duplicati.
Nota: È meglio evidenziare le celle di una colonna che iniziano con la riga 1 piuttosto che scegliere le celle nel mezzo. Alla formula non piace usare la riga 2 come prima colonna. Ha perso un paio di duplicati nel campo selezionato (A2: B9). Una volta aggiunta la riga 1 (A1: B9), ha trovato tutti i duplicati. Guarda le due immagini qui sotto.
Immagine n. 1: mostra i duplicati persi quando si selezionano le celle della riga 2 come prime celle (A2 e B2):
Immagine n. 2: mostra tutti i duplicati durante la selezione delle celle della riga 1 come prime celle (A1 e B1):
Assicurati che tutti i duplicati esistenti siano corretti, poiché alcune copie non sono affatto copie. Possono essere lo stesso numero per due diversi account, utenti, dipendenti o qualsiasi altra cosa. Una volta confermate le celle copycat che non ti servono, eliminale. Infine, puoi chiudere il menu di formattazione e ripristinare il colore standard nelle tue celle.
Copia celle univoche in Fogli Google per una facile rimozione dei duplicati
Se preferisci ordinare automaticamente i tuoi dati non elaborati, è meglio copiare tutte le celle univoche anziché duplicare quelle. Questo processo offre smistamento e filtraggio più rapidi. Se sei sicuro che le tue informazioni siano corrette e preferisci rimuovere i duplicati, prova il metodo seguente.
- Apri il documento Fogli che desideri ordinare ed evidenzia la colonna che desideri modificare. Questo processo registrerà l'intervallo di colonne per il passaggio successivo.
- Dopo aver evidenziato una colonna, fai clic su una colonna vuota in cui desideri che vengano visualizzate le voci univoche. Incolla la seguente formula nella casella di immissione della formula nella parte superiore del documento:
=UNICO()
- Digitare le coordinate della cella della colonna originale all'interno della parentesi, ad esempio: (
LA3:LA9).
- Colpire accedere per spostare i nuovi dati nella colonna designata in precedenza.
Una volta completato, puoi controllare le voci manualmente o importare i tuoi dati nel foglio di lavoro di lavoro.
Utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti per trovare e rimuovere i duplicati nei fogli
Sono disponibili plug-in online per l'utilizzo con Fogli Google. Troverai i componenti aggiuntivi in Google Workspace Marketplace, inclusi gli strumenti per rimuovere automaticamente le voci duplicate.
Rimuovi duplicati da Ablebits
Uno strumento adatto noto come Rimuovi duplicati di Ablebits consente di trovare rapidamente i duplicati in un intero foglio di informazioni o cercando fino a due colonne contemporaneamente.
Puoi spostare, eliminare ed evidenziare i risultati. Lo strumento include due impostazioni della procedura guidata: trova ed elimina i duplicati e trova celle o qualità univoche all'interno del documento. Queste due opzioni semplificano il monitoraggio delle informazioni man mano che procedi.
Nel complesso, l'utilizzo di uno strumento di procedura guidata per trovare le tue informazioni potrebbe valerne la pena a lungo termine. Questa affermazione è principalmente per gli utenti che sono continuamente alla ricerca di duplicati nei loro fogli di calcolo e preferiscono passare il tempo a fare qualcos'altro.
Utilizzare una tabella pivot per trovare righe duplicate nei fogli
Una tabella pivot è uno strumento utile per esaminare più da vicino i dati. Una tabella pivot non elimina automaticamente le celle o le righe duplicate; fornisce una ripartizione di quali colonne hanno duplicati in modo da poter guardare manualmente i tuoi dati e vedi cosa, se non altro, devi rimuovere.
La creazione di una tabella pivot è un po' più complessa rispetto agli altri metodi mostrati in questo articolo. Devi aggiungere una tabella pivot per ogni colonna per assicurarti che i risultati siano uniformi e identifichino accuratamente i duplicati.
Nota: Se non hai nomi di colonne nel tuo foglio di calcolo, le tabelle pivot non funzioneranno in modo accurato per trovare i duplicati. Prova ad aggiungere temporaneamente una nuova riga, quindi assegna un nome alle colonne utilizzando quella nuova riga.
Ecco i passaggi per utilizzare una tabella pivot per identificare celle o righe duplicate.
- Seleziona tutti i dati della tabella, quindi vai a Dati > Tabella pivot.
- Regola l'intervallo di celle se necessario, quindi premi Creare.
- Selezionare Aggiungere accanto a righe. Questo passaggio sceglierà la colonna per la ricerca dei duplicati. Sì, avete letto bene. Seleziona la colonna desiderata dal menu a discesa. Se perdi l'editor della tabella pivot, fai clic su una cella popolata per ripristinarla.
- Ora, seleziona Aggiungere accanto a Valori e scegli la stessa colonna come sopra, ma impostala per riassumere per CONTARE o CONTA. Dovrebbe essere già l'impostazione predefinita.
- La nuova tabella pivot identificherà i duplicati, come mostrato di seguito.
- Se tu vuoi visualizzare una colonna diversa, puoi ripetere i passaggi precedenti (per conservare i risultati precedenti) o riaprire l'editor della tabella pivot e quindi modificare la tabella esistente.
- La tabella pivot cambierà per mostrare le nuove regolazioni.
Come accennato in precedenza, il metodo della tabella pivot è un po' più complicato. Tuttavia, ti fornisce un rapporto specifico sulle posizioni delle voci duplicate, che può essere molto utile per eseguire l'analisi dei dati. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo delle tabelle pivot, vedere il tutorial TechJunkie sulla creazione, modifica e aggiornamento delle tabelle pivot in Fogli Google.
Nel complesso, una cella duplicata in Fogli Google può causare problemi con i tuoi dati se non stai attento, specialmente quando provi a ordinare le informazioni finanziarie in un utile foglio di calcolo.
Le cause più comuni di duplicati sono:
- Diverse persone hanno aggiunto lo stesso cliente, fattura, categoria, articolo, ecc.
- Le importazioni di dati vengono aggiunte una seconda volta ai dati già presenti.
- Le azioni di copia/incolla hanno aggiunto voci duplicate.
Fortunatamente, identificare, rimuovere ed eliminare celle di dati identiche è sorprendentemente facile in Fogli Google, cosa positiva se hai continuamente a che fare con fogli di calcolo nel tuo flusso di lavoro quotidiano. Se stai cercando qualcosa per ordinare meglio i tuoi contenuti, puoi sempre utilizzare un componente aggiuntivo come Rimuovi duplicati di Ablebits per assicurarti che le tue informazioni siano ben ordinate e ben organizzate.
Avvolgendo
Hai esperienze, suggerimenti o domande sull'utilizzo di uno dei metodi menzionati in questo articolo? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
